昭通職業(yè)學院公文處理制度

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第一章總則

第一條 為推進學院公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，提高學院行政辦公效率，根據(jù)上級有關公文處理規(guī)定，結合學院公文處理工作實際，制定本細則。

第二條 學院公文是學院實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章， 指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第三條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理工作應堅持統(tǒng)一領導、分級管理的原則，堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則，嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，做到準確、及時、安全、保密。

第五條 辦公室是學院公文處理管理機構，負責公文處理工作及業(yè)務指導。

第二章常用公文種類

第六條 根據(jù)國家規(guī)定，學院常用公文種類及用途有：

（一）決議。適用于經(jīng)會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關部門和人員、變更或者撤銷下屬部門不適當?shù)臎Q定事項。

（三）通告。適用于在學院一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（四）意見。適用于對重大問題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于學院發(fā)布、傳達要求下屬部門執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

（六）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（七）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（八）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（九）批復。適用于答復下屬部門請示事項。

（十）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十一）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第七條 以學院名義對外對內印發(fā)的公文主要包括：學院黨委、行政發(fā)文；各職能部門代表學院起草，由辦公室負責印發(fā)的各種專題性文件； 學院辦公室授權各部門負責印發(fā)的各種專題性文件；院級各種會議紀要等專題性文件。

第三章公文格式

第八條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號（涉密公文標注份號）。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”事字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨使用主辦機關名稱。我院發(fā)文機關標志有：

“中共昭通職業(yè)學院委員會文件”（院黨委使用）；

“昭通職業(yè)學院文件”（院行政使用）；

“中共昭通職業(yè)學院紀律檢查委員會文件”（院紀委使用）。

“中共昭通職業(yè)學院委員會辦公室文件、昭通職業(yè)學院辦公室文件”（辦公室使用）

“共青團昭通職業(yè)學院委員會文件”（院團委使用）。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。我院發(fā)文字號編排如下：

院黨委發(fā)文字號：昭職院委+〔年份〕+編號；

院行政發(fā)文字號：昭職院+〔年份〕+編號；

院紀委發(fā)文字號：昭職院紀+〔年份〕+編號；

黨辦發(fā)文字號：昭職院委辦+〔年份〕+編號；

院辦發(fā)文字號：昭職院辦+〔年份〕+編號。

其余部門、學院二級單位行文參照上述規(guī)則執(zhí)行。

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。一般置于標題之下、正文之上、左端頂格。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。正文要求情況確實， 觀點明確，條理清楚，層次分明，文字簡煉、得體。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關名稱使用全稱，與標題中的發(fā)文機關名稱一致，寫在正文的右下側。

（十事）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。決定、紀要，應在標題之下、正文之前用括號標明簽發(fā)日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。會議紀要、有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件名稱標于正文內容之后、發(fā)文機關之前，注明附件名稱和件數(shù)。附件與主件合訂在一起，并在正文之后。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。以學院名義行文的，標注中共昭通職業(yè)學院委員會辦公室、昭通職業(yè)學院辦公室印發(fā)，以處室名義行文的，標注處室印發(fā)，印發(fā)日期以付印日期為準。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第九條 文字從左至右橫寫、橫排。以學院名義上報的請示、報告或公函每頁排印 22 行，每行 28 個字。

第十條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等， 按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。

第十一條 公文用紙幅面采用國際標準 A4 型(210mm×297mm) 。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第四章行文規(guī)則

第十二條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十三條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

第十四條 向上級機關行文，原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄報相關上級機關。

第十五條 請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

第十六條 除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。向學院領導報送的公文，一般應先送辦公室，再由辦公室轉呈學院領導。

第十七條 凡向上級機關行文，給其它機關函件，學院全局性的決定、決議、工作部署、重要通知、通報，重要的規(guī)章制度的頒布等，均應以學院名義行文。

第十八條 學院、機關處室在各自職權范圍內，可以向下屬部門行文， 或相互行文、聯(lián)合行文。涉及多個部門職權范圍內的事務，經(jīng)相關部門會簽，分管領導審簽后方可行文。機關處室對內行文主要用于向學院請示報告工作、向院內其他部門商洽和答復工作、向本部門布置工作等。

第十九條 除辦公室外，學院其他機關處室不得對外正式行文。各部門對外行文只限于對口單位工作聯(lián)系，行文用各部門名義和印章，不得以“中共昭通職業(yè)學院委員會”或“昭通職業(yè)學院”名義自行對外發(fā)文。

第二十條 學院內部重要行文，必要時要抄送直接上級機關。

第二十一條 紀要、工作通報、簡報，原則上由學院辦公室統(tǒng)一管理， 未經(jīng)同意不得隨意自行印發(fā)。

第五章公文擬制

第二十二條 公文擬制包括公文起草、審核、簽發(fā)等程序。

第二十三條 公文起草要求：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）涉及全局性的公文，由辦公室起草；專業(yè)性或業(yè)務性公文原則上由職能部門起草，涉及其他部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關部門意見，力求達成一致；重要公文起草工作由院領導主持，組織專人執(zhí)筆撰寫。

（七）涉及表彰或處分人員的報告，須寫明或附上被表彰人員或處分人員名單。

第二十四條 公文文稿簽發(fā)前要嚴格審核。審核重點包括：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關部門職權范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。

（六）凡內容與體例不符、文法不通、條理不清的文稿,退回擬稿部門重新起草。

第二十五條 以學院黨委、行政名義以及以辦公室名義制發(fā)的公文，擬稿部門負責人應認真審核簽字。若公文內容涉及其他職能部門，還應由擬稿部門送相關部門負責人會簽后，指定人員違同電子文稿(原則上不再使用紙質文稿)送辦公室審核，并交辦公室主任簽署意見。以職能部門名義制發(fā)的公文，由擬稿部門專人核稿后，呈部門領導審核。

第二十六條 辦公室應與擬稿部門密切配合，遇到問題時，及時協(xié)商處理。文稿需作重大修改時，由擬稿部門負責修改，辦公室作了較大修改的文稿應同擬稿部門協(xié)商后，再呈領導審核和簽發(fā)。

第二十七條 公文簽發(fā)：

（一）以學院黨委、行政名義制發(fā)的上行文，由學院黨政主要領導分別簽發(fā)；以學院黨委、行政名義制發(fā)的下行文或平行文按分工負責的原則由分管院領導簽發(fā)。

（二）根據(jù)學院黨委、行政授權制發(fā)的公文，由辦公室主任簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。

（三）以學院黨委、行政以及辦公室名義制發(fā)的公文，公文內容涉及其他部門的，擬稿部門應先送有關部門會簽后，送辦公室審核，再送領導審簽。

（四）學院黨委、行政聯(lián)合行文時，由學院黨政主要領導簽發(fā)。

（五）簽發(fā)人應簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

第六章公文辦理

第二十八條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十九條 收文辦理主要程序：

（一）簽收。學院辦公室負責院外公文簽收。一是按規(guī)定時間到市委市政府文件交換中心站交換紙質文件；二是及時瀏覽省教育電子政務平臺、昭通黨政網(wǎng)，收取電子公文；三是到市委機要科領取涉密或非涉密電報；四是到郵政機要領取機要函件。辦公室對收到的公文逐件清點， 核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。發(fā)現(xiàn)問題，及時向發(fā)文部門查詢，并采取相應處理措施。

（二）登記。收文后，機要秘書對公文主要信息和辦理情況作詳細記載， 分涉密公文和非涉密公文用登記簿登記。

（三）初審。公文登記后，由收機要秘書送辦公室主任初審。初審重點是： 是否應當由學院辦理，是否涉及院外其他單位職權范圍內的事項。辦公室主任初審公文后，機要秘書分送院領導或有關部門辦理。

（四）承辦。閱知性公文根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文報有關院領導批示后，轉有關單位辦理；需要兩個以上單位辦理的，應當明確主辦單位。緊急公文應當明確辦理時限。承辦單位對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。

（五）傳閱。機要秘書根據(jù)批示意見和工作需要將公文及時送傳閱對象閱處。在辦理公文傳閱時，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳、延誤。除學院黨政主要領導有指示外，公文一般不在院領導之間自行橫傳。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，緊急公文或者重要公文由辦公室負責催辦，一般公文應當定期催辦，督促承辦單位按期辦結。

（七）答復。公文辦理結果及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位或部門。

第三十條 發(fā)文辦理主要程序：

（一）起草。由公文承辦部門根據(jù)工作需要或領導要求，確定公文類別，認真完成公文初稿。

（二?）審核。各經(jīng)辦部門負責人對本部門負責起草的文件質量負總責，進行認真審查和校核，確保用詞準確、用字正確、內容無誤、格式規(guī)范。

（三）報批。各部門對文件初稿校對無誤后報分管校領導審核簽批，事關全校的文件和其他重要文稿由主要領導簽發(fā)，分塊工作由對口分管領導簽發(fā)，未簽發(fā)的文件一律不發(fā)。

（四）復核。辦公室在公文正式印發(fā)前，應對院領導已簽批公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；如有修改，報原簽批院領導復審。

（五）登記。公文復核后，辦公室及時辦理發(fā)文登記，包括編排發(fā)文號， 記錄發(fā)文單位、簽發(fā)人和簽發(fā)時間，確定分送范圍和印制份數(shù)等。

（六）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文在符合保密要求的場所印制。

（七）用印。以學院黨委、行政以及辦公室名義制發(fā)的公文，辦公室憑簽發(fā)文稿予以用印。非正式公文用印，需經(jīng)辦公室主任或副主任批準，并在用印單上簽字。監(jiān)印人發(fā)現(xiàn)公文行文格式和程序不符合規(guī)定要求，有責任向用印人提出意見，經(jīng)修正后，方予用印。

（八）核發(fā)。公文印制完畢以后，對公文文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。

第三十一條 涉密公文通過郵政機要傳遞，或機要人員專遞，或通過符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。絕密公文傳遞前要使用專用信封單獨封裝，加貼密封簽或加蓋密封章。

第三十二條 公文辦結后，按照有關檔案法律法規(guī)以及學院檔案管理規(guī)定，及時將公文簽發(fā)稿、定稿、正本和其他有存查價值的材料收集齊全、整理歸檔。有關歸檔范圍和期限按學院檔案歸檔規(guī)定辦理。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門歸檔，相關部門保字復制件。

第七章公文管理

第三十三條 公文由各部門辦公室或者專人統(tǒng)一管理，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

第三十四條 公文確定密級前，按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，按照所定密級嚴格管理。絕密級公文由專人管理。公文密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或其上級機關決定。

第三十五條 公文的印發(fā)傳達范圍按照發(fā)文機關要求執(zhí)行；需要變更的,必須經(jīng)發(fā)文機關批準。涉密公文公開發(fā)布前履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十六條 復制、匯編機密級、秘密級公文，必須符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的， 必須經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。匯編，確有工作需要的，必須經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

第三十七條 涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定清退或者銷毀。

第三十八條 不具備歸檔和保字價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留字涉密公文。

第三十九條??從嚴控制發(fā)文數(shù)量，提高辦文效率。通過簡報、便函、傳真或電話能解決問題的，不正式發(fā)文。凡能夠通過網(wǎng)絡傳輸?shù)牟牧希瑢嵭须娮影嫘问綀笏?，減少紙質版文件數(shù)量；對數(shù)據(jù)上報等非正式材料，一般不掛文頭、文號。

第八章?其它

本制度自發(fā)行之日起試行一年。